Fra tilbud til løn — ét system driver hele tømrerforretningen.

Behovet

En lokal tømrervirksomhed med ti dygtige folk og fyldt ordrebog — og en mester, der brugte aftenerne på administration: timesedler på papir, tilbud i tekstdokumenter, kundenumre i telefonens kontakter og løngrundlag samlet i regneark hver anden uge. Ugeplanen hang på en tavle i skuret, og ændringer blev ringet rundt om morgenen. Forretningen voksede; det gjorde papirbunken også. Han skulle ikke bruge ti systemer. Han skulle bruge ét, der passede til en håndværksforretning.

Partnerskabet

Vi leverede platformen mod et partnerskab i stedet for en faktura — en investering, en mindre håndværksvirksomhed aldrig selv ville have prioriteret. Det betyder, at vi tjener på det samme som mester: sager, der lander rigtigt, og en forretning i vækst. Og fordi vi bliver ved bordet, er systemet vokset med forretningen lige siden.

Rejsen — fra papirbunke til platform

1. Tidsregistrering — folkene stempler ind og ud på sagen, direkte fra telefonen på pladsen.
2. Løngrundlaget — timer, tillæg og fravær samles automatisk; det, der før tog en aften hver anden uge, er klar til lønkørsel med få klik.
3. Tilbudsprocessen — skabeloner med materialelister og digital accept.
4. Sags- og kundestyringen — alle timer, materialer og aftaler samlet pr. sag og pr. kunde.
5. Planlægningen — ugeplanen og opgaverne flyttede fra tavlen i skuret til telefonen.
6. Kvalitetssikringen — fotodokumentation fra pladsen, gemt på sagen.
7. Indkøbet — leverandører, materialebestilling og forbrug på samme platform.

Ugeplanen og opgaverne

Mester disponerer ugen fra kontoret eller bilen: hvem der er på hvilken sag, hvilke dage. Hver mand åbner telefonen om morgenen og ser dagens plads, opgaverne og det, der hører til sagen — tegninger, aftaler, fotos. Opgaverne har tjeklister, og færdigmeldingen sker på stedet, med billede. Skal der flyttes en mand fra den ene plads til den anden, ændrer mester planen ét sted — og alle ser det med det samme. Planlægningstavlen i skuret er pensioneret.

Fra stempelur til lønkørsel

Folkene stempler ind på sagen, når de møder på pladsen, og ud, når de kører — fra telefonen, uden papir. Registrering, ikke overvågning: Systemet noterer timer, ikke hvor folk befinder sig. Fordi der stemples på sagen, lander timerne automatisk det rigtige sted — i løngrundlaget OG i sagens regnskab. Overarbejde, tillæg, ferie og sygemeldinger samles samme sted, og løngrundlaget står færdigt, når lønnen skal køres. Mester godkender på fem minutter — ikke en aften.

Materialer og ekstraarbejde

Materialeforbruget registreres på sagen, mens man står på pladsen — vælg fra bestillingen eller tilføj fra kataloget. Forbruget løber direkte ind i sagens regnskab og efterkalkulationen; materialer, der går uden om en sag, er penge, der fordamper. Og når kunden ønsker noget ud over tilbuddet, oprettes en aftaleseddel på stedet — med beskrivelse, pris og foto — som kunden godkender digitalt, før arbejdet går i gang. Diskussionen om ekstraarbejdet er slut, inden den begynder. Værktøjet holder platformen også styr på: hvad der ligger i hvilken vogn, hvem der har det dyre grej, og hvornår maskinerne skal til service.

Fra tilbud til faktura

Tilbud bygges på skabeloner med materialelister og priser, sendes digitalt og accepteres med ét tryk. Et accepteret tilbud bliver til en sag, og fra det øjeblik samler sagen selv sine tal: timerne fra pladsen, materialeforbruget, aftalesedlerne for ekstraarbejde. Fakturagrundlaget står klart, når sagen lukkes — og efterkalkulationen viser sort på hvidt, hvilke typer opgaver der tjener penge, og hvilke der bare fylder kalenderen.

Kunden og pladsen

Hver kunde har ét kort med hele historikken: tidligere sager, tilbud, aftalesedler, fotos og aftaler. Ringer en kunde om altanen fra sidste forår, ligger sagen tre tryk væk — med billeder fra pladsen som dokumentation. Kvalitetssikringen er bygget ind i hverdagen: Folkene tager billederne på stedet, og platformen gemmer dem på sagen, hvor de hører hjemme.

Data under kontrol

Løn- og medarbejderdata er personlige. Platformen behandler dem efter samme standarder som alt andet, vi bygger: krypteret, adgangsstyret og med fuldt auditspor — og hver medarbejder ser kun det, rollen kræver. Vi gemmer kun de data, der er brug for, og kun så længe der er brug for dem.

Resultatet

Folkene bygger; platformen holder styr på resten. Tilbud, ugeplan, timer, materialer, løn, kunder og dokumentation hænger sammen i ét system, der vokser med forretningen — og aftenerne er givet tilbage til mester.

Mester har ingen administrationsafdeling. Han har et partnerskab.